Befristete Karenzvertretung ab Dezember.
Eine Rolle mit Überblick, Vertrauen und Wirkung
Für die familiengeführte NENI-Gruppe suchen wir eine engagierte, vorausschauende und diskrete Assistenz der Geschäftsführung und Eigentümerkoordination als befristete Karenzvertretung. NENI verbindet Gastronomie, Lebensmittelprodukte, Marken- und Familienunternehmertum. In dieser verantwortungsvollen Rolle hältst du CEO und Gesellschaftern organisatorisch den Rücken frei, schaffst Struktur über mehrere Geschäftsbereiche hinweg und sorgst dafür, dass wichtige Themen konsequent verfolgt werden.Du bewegst dich sicher in vertraulichen Situationen und behältst den Überblick, wenn Restaurantbetrieb, Lebensmittelproduktion, Events, Reisen und strategische Themen parallel Aufmerksamkeit verlangen. Die Position verbindet Managementassistenz, Eigentümerkoordination, Kommunikation, private Familienassistenz und ausgewählte Projekte.
Deine Aufgaben:
Geschäftliche Assistenz und Koordination:
- Du organisierst und steuerst die Kalender und Termine von CEO und Gesellschaftern vorausschauend.
- Du koordinierst Prioritäten, Fristen, Wiedervorlagen, Unterlagen und Unterschriften.
- Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Flügen, Hotels, Zügen und Transfers.
- Du bereitest Meetings, Geschäftstermine, Auftritte und mehrtägige Events vor und nach.
- Du erstellst Präsentationen, Briefings, Entscheidungsgrundlagen und Gesprächsinformationen.
- Du übernimmst organisatorische und administrative Projekte sowie Amtswege und Abstimmungen mit Behörden.
Kommunikation und Schnittstellen:
- Du bist zentrale interne Schnittstelle für CEO und Gesellschafter und stellst einen verlässlichen Informationsfluss sicher.
- Du bearbeitest und priorisierst E-Mails, Korrespondenz und Anfragen.
- Du erkennst, was du selbst erledigen, vorbereiten, delegieren oder unmittelbar vorlegen musst.
- Du kommunizierst professionell, verbindlich und serviceorientiert - persönlich, telefonisch und schriftlich.
Private Assistenz für die Familie:
- Du organisierst private Reisen, Termine, Urlaubsaufenthalte und Transfers.
- Du koordinierst Reservierungen mit Hotels, Reiseanbietern, Veranstaltern und Fahrdiensten.
- Du behältst Fristen rund um Pässe, Visa, Einreisebestimmungen und notwendige Dokumente im Blick.
- Du gehst mit persönlichen Daten, Reiseinformationen und Terminen äußerst diskret und verantwortungsvoll um.
- Bei dringenden Anliegen während laufender Reisen unterstützt du im Rahmen klar vereinbarter Regelungen gelegentlich auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten oder am Wochenende.
Vor-Ort-Unterstützung und Projekte:
- Du unterstützt bei ausgewählten Terminen, Auftritten, Messen und Events persönlich vor Ort.
- Du begleitest Haya bei Bedarf zu öffentlichen Terminen.
- Du übernimmst für Ilan organisatorische Amtswege und holst erforderliche Unterschriften in Wien ein.
- Du koordinierst bereichsübergreifende Projekte, verfolgst Aufgaben und Fristen und machst offene Entscheidungen, Abweichungen und Risiken sichtbar.
- Du sorgst dafür, dass Vereinbartes umgesetzt wird und im Tagesgeschäft nicht verloren geht.
Das bringst du mit:
- Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, oder Office-Management-Rolle von Vorteil; Erfahrung in geschäftlicher und privater Assistenz ist von Vorteil.
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten, Fristen und kurzfristige Änderungen.
- Erfahrung im Kalender-, Termin- und Reisemanagement inklusive eigenständiger Buchungskoordination.
- Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
- Diskretion, Loyalität, Integrität und Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
- Ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
- Sicherer Umgang mit gängigen Office- und digitalen Kommunikationstools.
- Freude an Schnittstellenarbeit sowie hohe Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke.
- Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen und persönlicher Präsenz in Wien sowie fallweise in Klosterneuburg.
- Zeitliche Flexibilität im Rahmen klar vereinbarter Regelungen.
- Ruhe, Professionalität und Lösungsorientierung auch in dynamischen Situationen.
- Von Vorteil:
- Erfahrung in einem eigentümergeführten Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit Unternehmerfamilien.
- Erfahrung mit Projekten, Auftritten, Messen, Events oder bereichsübergreifenden Initiativen.
- Erfahrung mit Behördenkontakten, Amtswegen und Unterschriftenkoordination.
- Gute Englischkenntnisse.
Das bieten wir:
- Eine vertrauensvolle Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit CEO, Gesellschaftern und Familie.
- Ein abwechslungsreiches, internationales Umfeld mit Einblicken in Gastronomie, Lebensmittel, Marken- und Familienunternehmertum.
- Die Möglichkeit, Strukturen, Abläufe und Projekte aktiv mitzugestalten und sichtbare Wirkung zu erzielen.
- Eine persönliche, wertschätzende Arbeitskultur mit kurzen Entscheidungswegen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe.
- Ein Umfeld, in dem Zusammenhalt, Kreativität und Eigenverantwortung zählen.
- Trainings, Coachings und individuelle Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.
- Mitarbeiterrabatte in den Wiener NENI-Restaurants.
- Einladungen zu ausgewählten Mitarbeiterveranstaltungen und gemeinsamen NENI-Erlebnissen.
- Eine moderne, hybride Arbeitsweise nach Abstimmung mit den jeweiligen Terminen.
- Klare und faire Vereinbarungen zu Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Dienstreisen und persönlicher Präsenz.
- Ein wertschätzendes Umfeld, in dem Diskretion, Verlässlichkeit und professionelles Mitdenken ausdrücklich anerkannt werden.
- Die Möglichkeit, während der Befristung wertvolle Erfahrung in einer vielseitigen Group-Coordination- und Assistenzrolle zu sammeln.
- Ein Bruttomonatsgehalt ab € 2.700,- (je nach Erfahrung und Qualifikation)
Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest und Teil der NENI-Familie werden möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. vollständiger Unterlagen unter https://nenifood.com/jobs
